IMPACTO DE LAS TI EN LAS ORGANIZACIONESAgradecimentos:
A mi familia, por ser mi fuente de inspiración.
A mi mejor amigo Paco, al cual dedico el presente ensayo, por ser un excelente usuario de las TI. Aunque estes en otro país, siempre te sentiremos cerca.
Resumen
El presente trabajo describe la gran relevancia que tienen en la actualidad las tecnologías de la información (TI) en las organizaciones al ser la fuente y motor de las estrategias en las tomas de decisiones. En principio se aborda como las tecnologías, en general, forman parte de nuestra vida y aunque no pretendamos, están cada vez más cerca de nosotros; enseguida se comenta sobre las tecnologías involucradas en las empresas y la importancia de ellas para el éxito o fracaso de las mismas.
Introducción
La tecnología en las organizaciones, está involucrada en la mayoría de las áreas. Podemos ver su aplicación en los procesos operativos (con equipo cada vez más sofisticado para el proceso de la producción), en la parte administrativa (redes, telecomunicaciones, computadoras, sistemas de información, etc.), en la dirección y estrategia (celulares, video conferencias, etc.), prácticamente en todas las áreas se toca el tema de la tecnología. Si bien, todas estas tecnologías son importantes, las tecnologías de la información (TI) podríamos decir que son quizá la más importante en el éxito o fracaso de las empresas.
Las TI, representadas por sistemas de información, bases de datos, redes, telecomunicaciones, etc., tienen la mayor responsabilidad a cargo: la información. Podemos afirmar que la frase: “la información es el activo más importante de las empresas”, es totalmente cierta cuando sabemos que la información es la herramienta fundamental en la toma de decisiones; ya que si se cuenta con información adecuada se podrán emitir análisis correctos, de otra forma se emitirán decisiones erróneas que llevarán a la empresa al fracaso.
Desarrollo
A través de los años hemos visto como la tecnología ha ido en constante aumento, a una velocidad que prácticamente nos arrastra, aun cuando no intentemos involucrarnos con ella. Podemos ver esta evolución tan a la vista en nuestro entorno, obviamente en las PC’s, pero también en otros equipos como celulares, televisiones, coches, etc., inclusive en refrigeradores y casas de las denominadas “inteligentes”. Entonces, es inherente estar en contacto con ella.
En la actualidad, los jóvenes están inmersos en un mundo de constantes cambios. Desde pequeños se acostumbran a recibir una continua estimulación visual y auditiva. La televisión, los videojuegos y la computadora acaparan su atención por varias horas al día. Muchos de ellos, incluso, llegan al punto en que, en lugar de leer un libro, prefieren esperar hasta que salga la película para enterarse del relato.
En las empresas, esto no es tan diferente, la evolución del mercado mundial de las Tecnologías de Información (TI), ha tomado matices sorprendentes en las últimas décadas. Las TI han rebasado el papel inicial que tuvieron asignado, pasando de ser simples herramientas que facilitaban la operación en las empresas, a establecerse como factores estratégicos y críticos de éxito para la organización. En el mundo de la empresa actual, las TI se conciben como un factor fundamental para competir eficientemente, ya que permiten crear ventajas estratégicas para atacar el mercado que actualmente está muy ofertante y que para sobresalir es necesario ser innovador y estar a la vanguardia (sistemas de información adecuados, puntos de venta, ventas por Internet, etc.). Entonces las TI son responsables del almacenamiento, disponibilidad y calidad de la información procesada por la empresa, por eso, su mayor responsabilidad es: proporcionar la información adecuada para las correctas decisiones que dirigen el rumbo de las organizaciones.
Dentro del campo de las redes y telecomunicaciones, no podemos imaginar en estos tiempos una empresa de éxito que no implemente estos elementos, ya que son la base para obtener una comunicación eficiente y veloz, tanto entre los usuarios internos, como con los demás integrantes de la cadena de valor (proveedores, clientes, etc.). Además, el incremento de la eficiencia y velocidad de las tecnologías (anchos de banda, bits por segundo en redes, Hertz de velocidad en los bus de datos, etc.), en conjunto con el abaratamiento de las mismas, hacen que estos recursos estén cada vez más a la mano de las pequeñas y medianas empresas y entonces vean estos elementos como opciones viables para fortalecer sus estrategias de competencia.
“Las TI ayudan a todas las organizaciones que la usan y la aprovechan para desempeñarse mejor y competir en mejores circunstancias; el que primero invierte, lo hace mejor y con más inteligencia “[1]
Las TI en la administración de redes y telecomunicaciones, se enfocan en el análisis del volumen de datos a procesar y la velocidad de respuesta esperada. Para esto, se deben analizar las características, ventajas y desventajas de equipos para redes: routers, cableado, tarjetas de red; equipos para telecomunicaciones: telefonía fija y móvil, redes inalámbricas; y, claro, los proveedores de los servicios requeridos: telefonía e Internet.
Las telecomunicaciones han mostrado importantes avances en sus capacidades de transmisión de información, tanto en términos de volumen como de velocidad y confiabilidad; lo anterior gracias a los avances de tecnologías como la fibra óptica, los satélites y la comunicación inalámbrica. Todo esto beneficia a las organizaciones que deben aprovechar estas ventajas para crear herramientas que beneficien a la estructura de la administración de la información. La administración correcta de las telecomunicaciones permite que la empresa obtenga la información esperada en el tiempo esperado.
Por la parte de sistemas de información y bases de datos, las TI deben implementar los sistemas transaccionales, operacionales y de tomas de decisión que permitan almacenar la información resultante de los procesos de la empresa, ordenarla, clasificarla y tratarla para permitir su acceso en el momento de requerirlo. Esto es, que los sistemas de información deben de cumplir con los principios básicos de la información: almacenamiento, orden y acceso. Para esto, la TI involucra personal especializado en desarrollo de software: Analistas, administradores de bases de datos, diseñadores, programadores, capacitadores, etc.
Los sistemas de información, permiten que las empresas, obligadas por la tendencia comercial a ser cada vez más competitivas; logren tener optimizados e integrados sus flujos internos de información y sus relaciones comerciales externas; de este modo, lograrán objetivos básicos como son las mejoras de la productividad, la calidad, el servicio al cliente y la reducción de costos.
La seguridad de la información es también otro requerimiento indispensable en toda organización, tanto para evitar la pérdida de datos como para asegurar que la información es accedida sólo por las personas autorizadas a ella. Para esto, se involucran niveles de seguridad del sistema operativo de los equipos y del servidor, de la red y de los propios sistemas de información, atendiendo a una correcta definición de perfiles de usuarios que limiten y otorguen los permisos adecuados a cada usuario de la información. Por lo tanto, es necesario administrar herramientas de control de usuarios, intrusos externos y virus, tal como firewall, antivirus, seguridad de los sistemas, administración de usuarios en la red, entre otros.
Las TI, en conjunto, permiten hacer más eficiente el manejo de la información; es decir, se convierten en un habilitador para optimizar sus formas de almacenamiento, acceso y transmisión, esto resulta trascendente en las organizaciones para elevar su papel en la competitividad, sobre todo en una época en que todas las empresas deben ser más eficientes en el empleo y optimización de sus recursos.
Al interactuar los sistemas de información y las telecomunicaciones, las posibilidades de uso y de beneficio de las dos tecnologías aumentan de manera exponencial, lo cual representa una importante capacidad de generación de beneficios para las organizaciones.
Una vez que se conjuntan, las telecomunicaciones y los sistemas de información, se obtienen procesos eficientes con fluidez y control.
Uno de los ejemplos donde las organizaciones se han beneficiado de esta conjunción, es la digitalización de documentos. Debido a que las empresas deben guardar evidencia documental de sus procesos, con el tiempo se llegan a tener una cantidad de documentos muy grande, para lo cual es necesario utilizar grandes espacios físicos de almacenaje. Esto, trae muchas desventajas, entre ellas, el desorden, la complicación para localizarlos, e inclusive el daño que pueden sufrir si no se administran adecuadamente o existe algún siniestro. Esta operación ha sido transformada por las TI, para lo cual se han propuestos sistemas de administración y digitalización de documentos, con los cuales, los grandes espacios utilizados se reducen tanto que en ocasiones el espacio final requerido es un 10% de la del espacio requerido para documentos importantes, el resto se digitaliza y se almacena en bases de datos que mediante un sistema de consulta ágil, es posible recuperar digitalmente el documento e, inclusive, imprimirlo si es necesario. En este caso, entre los diversos recursos involucrados, se pueden distinguir: escaners, discos duros, unidades DVD, sistemas de información para la búsqueda y acceso a esta información, entre otros.
De aquí la importancia del administrador de las TI, quien es el responsable de la adquisición, configuración, administración e implementación de los recursos involucrados. Como responsable de las TI, el administrador debe proporcionar los servicios de configuración y administración de las redes, configuración y administración del acceso a redes, permisos y restricciones a los recursos (redes y unidades de red), análisis y desarrollo de sistemas de información, administración y mantenimiento de los sistemas de información actuales, capacitación, etc.
Por esto, es casi imposible pensar en organizaciones exitosas que no involucren a las TI como parte de las estrategias de su éxito. Si bien las TI pueden lograr esto, una mala administración de ellas también puede lograr que no se logren las metas y por el contrario la situación podría ser lo contrario al éxito. Entonces, las TI bien administradas permiten estructurar en las empresas los recursos informáticos y tecnológicos necesarios para optimizar el flujo de los datos fuente de las tomas de decisiones.
Conclusiones
La época en que las TI eran consideradas como una actividad aislada dentro de las empresas ha quedado atrás, su adopción como un elemento fundamental para el éxito de las organizaciones es una necesidad y una responsabilidad ineludible, ante la cual la administración de los recursos involucrados toma un papel realmente importante en la estrategia de las empresas.
La incorporación de las (TI) en los procesos fundamentales de las empresas está revolucionando la competencia entre las organizaciones.
Los responsables de la estrategia de negocios en las empresas perciben a las TI como parte fundamental de los procesos y actividades de valor y esto es muy conveniente, ya que es necesario estar familiarizados con los elementos tecnológicos básicos que les permitan participar en la elaboración de la estrategia de TI de la organización. Asimismo, deberán conocer las aplicaciones de TI en el sector de mercado de la empresa, y la forma en que mejoran la comunicación, la toma de decisiones, el uso de conocimiento especializado, la operación y la producción.
Al final, la Tecnología de Información no solo permite a las organizaciones que sus productos y servicios lleguen al cliente, si no que además, obtendrán una mejor administración de todas las funciones básicas de su empresa, lograrán un incremento en la productividad, mejorarán las relaciones con los clientes y proveedores, incrementando las utilidades y por ultimo, permitirá tomar y aplicar las decisiones necesarias para mejorar al máximo las relaciones dentro de la organización y poder cumplir las metas establecidas.
Bibliografía
[1] Funes, Rafael (2005) “Evolución tecnológica y desempeño del negocio”, en Revista Contaduría Pública, diciembre 2005, pp. 6-11
[2] Velazquez, Adalberto (2007), “El impacto de las Tecnologías de Información en las organizaciones del Sector Turismo”, Universidad de Quintana Roo. http://biblioteca.coqcyt.gob.mx/bvic/Captura/upload/EL-IMPACTO-DE-LAS-TI-EN-LAS-ORG-DEL-SECTOR-TURISMO.pdf
[3] Orozco, María de Lourdes (2007), “Sistemas y Tecnologías de Información en las Micro y Pequeñas Empresas”, México. http://www.cem.itesm.mx/dacs/publicaciones/logos/anteriores/n39/lorozco.html
[4] Gaxiola, Jesús (2002), “Tecnología de Información para las PYME”, México.
http://pyme.com.mx/articulos-de-pyme/muestra-articulo-datos.php?registro=90
